O que é contas a pagar, suas vantagens e como organizar?

Dentro do setor financeiro de uma empresa, o Contas a Pagar é uma das principais áreas, responsável pela gestão dos pagamentos e pela manutenção de um bom relacionamento com fornecedores, empresas e indivíduos.

Para garantir um controle financeiro eficiente, é essencial que o planejamento financeiro comece antes de qualquer operação, com uma análise completa dos dados e finanças da empresa.

Ao longo deste artigo, você vai conhecer mais sobre o Contas a Pagar, as vantagens e principais rotinas:

Acompanhe a leitura para entender o conceito de Contas a Pagar e seu departamento, descobrindo dicas valiosas sobre organização financeira e que podem auxiliar na gestão financeira. Pronto para começar?

O que é contas a pagar?

Contas a Pagar são todas as movimentações financeiras de Saída, basicamente são as despesas obrigatórias de uma empresa. Segue alguns exemplos:

• Aluguel;
• Salários;
• Contas de Telefone, Água, Luz, Internet e serviços por assinatura;
• Pagamento a fornecedores;
• Impostos;
• Retirada dos sócios;
• Empréstimos

É importante que a empresa pague estas contas em dia, para continuar o funcionamento da empresa e manter os seus fornecedores. 

Qual a diferença entre contas a receber e a pagar?

As Contas a Receber são todas as movimentações de entrada da empresa, ou seja, o dinheiro previsto para entrar no caixa, seja por vendas de produtos ou prestações de serviços, ou outras operações, como Rendimento Bancário, recuperação tributária, entre outros. 

Já as contas a pagar são saídas (pagamentos), frequentemente divididas em despesas fixas, de contas a serem pagas todos os meses para manter o negócio, bem como despesas variáveis, como os materiais para produzir produtos e serviços e que, portanto, variam em seu consumo de acordo com as vendas. 

E existe uma grande relação entre os dois, o qual veremos a abaixo: 

Qual a Relação do contas a pagar e receber?

A principal relação entre contas a pagar e a receber é que um necessita do outro, para manter o fluxo de caixa da empresa saudável. O gerenciamento deve ser feito com cuidado, para garantir que haja dinheiro suficiente para pagar as contas e também receber o dinheiro a que se tem direito.

O ideal é que a empesa tenha sempre mais contas a receber do que a pagar, de forma a deixar uma diferença positiva em caixa. Em cenários nos quais a empresa apresenta caixa negativo, haverá a necessidade de um empréstimo ou renegociação das dívidas com seus fornecedores. 

Portanto, boa gestão deste fluxo garante a continuidade da empresa e contribui para gerar um bom planejamento dos próximos passos, que podem envolver a contratação de mais funcionários, compras de estoque e investimento em infraestrutura. 

As vantagens de manter um bom controle das contas a pagar. 

O controle das contas a pagar é essencial para o sucesso financeiro de qualquer empresa, trazendo diversas vantagens, dentre elas: 

1. Economia com juros e multas

Ao ter um controle eficiente das contas, é possível evitar o pagamento de juros e multas por atrasos. Isso pode representar uma economia significativa no final do mês e ajudar a manter o fluxo de caixa da empresa em ordem, evitando que ele fique negativo.

2. Ajuda no controle de gastos desnecessários

Um bom controle ajuda também na redução de gastos, pois quando se nota que estão altos, torna-se oportuno revisar e priorizar. Assim facilitando o processo de corte nos custos.

3. Melhora o relacionamento com fornecedores

Quando uma empresa paga suas contas em dia, ela mantém um bom relacionamento com seus fornecedores e uma boa reputação no mercado. Isso pode ajudar a obter melhores condições de pagamento e preços mais competitivos no futuro, pois as contas pagas em dia geram mais confiança.

4. Permite uma gestão mais eficiente do fluxo de caixa

Ao manter um controle das contas a pagar, é possível ter uma visão clara das despesas futuras e atuais da empresa. Isso permite uma gestão mais eficiente e precisa do fluxo de caixa, evitando surpresas desagradáveis e permitindo que a empresa se planeje para o futuro.

5. Facilita a tomada de decisões estratégicas

Ter um controle eficiente das contas a pagar permite que a empresa tome decisões estratégicas com mais segurança. Além de economizar tempo, facilitando a geração de relatórios, uma vez que os dados já estão organizados. 

Atividades do Setor De Contas A Pagar

O setor de contas a pagar é responsável por gerenciar e garantir que as contas e obrigações financeiras da empresa sejam pagas dentro do prazo e de forma eficiente, além de analisar e registrar todas as saídas do caixa da empresa. As atividades desse setor podem incluir:

• Receber e processar faturas;
• Realizar pagamentos e conferir as ordens de pagamentos no banco;
• Gerenciar fluxo de caixa;
• Negociar prazos de pagamento;
• Gerenciar contas de fornecedores;
• Monitorar despesas;
• Manter registros precisos;
• Conferir notas fiscais recebidas e pedidos de compras;
• Conciliação bancária de pagamentos.

Rotinas e responsabilidades

O setor de contas a pagar é responsável por gerenciar as obrigações financeiras da empresa como salários, tributos e impostos, contas de consumos, comissões e fornecedores, garantindo que todas as contas sejam liquidadas de forma precisa e dentro do prazo. As rotinas e responsabilidades desse setor incluem:

1. Fazer a conciliação bancária e baixa de pagamentos: para garantir a integridade das informações financeiras, o setor de contas a pagar deve fazer a conciliação bancária, ou seja, verificar se as contas previstas para o mês foram efetivamente pagas comparando os registros no sistema com extrato bancário, seja da conta corrente, conta-poupança ou cartões.
2. Receber e conferir as faturas e documentos: faturas de fornecedores, impostos, salários e demais contas devem ser enviadas para o setor de Contas a pagar, que deve também verificar se os valores e informações estão corretos.
3. Registrar as faturas em sistema: após conferir as faturas, elas devem ser registradas no sistema, para posterior controle e análise. 
4. Organizar os pagamentos: o setor de contas a pagar deve organizar e priorizar os pagamentos de acordo com o prazo de vencimento e a importância do fornecedor ou serviço.
5. Negociar prazos e recursos: na falta de recursos para saldar todas as contas previstas para o período, uma solução pode ser renegociar o período de pagamento com os fornecedores. Ou ainda, avisar o gerente financeiro sobre a necessidade de mais recursos, para que sejam disponibilizados através de empréstimos ou outras fontes.
6. Realizar os pagamentos: depois de conferir, registrar os pagamentos e se certificar que há saldo em conta, o departamento de contas a pagar deve efetuar os lançamentos no banco, seja por TED, PIX, boleto, ou outro meio. 
7. Salvar e arquivar os comprovantes de pagamento: após realizar os pagamentos, é necessário salvar e arquivar os comprovantes em um lugar seguro, caso seja necessário consultar futuramente.
8. Classificar os custos: cada pagamento deve ser classificado de acordo com critérios a serem definidos pelo Financeiro, identificando a finalidade da transação, bem como o centro de custo, no caso a qual unidade de negócios pertence aquele gasto, para que tais informações sejam depois usadas em relatórios de gestão de custo.
9. Manter registros atualizados e precisos: o departamento de contas a pagar deve ainda manter registros precisos de todas as transações financeiras da empresa para garantir que todos os dados estejam atualizados e disponíveis para referência futura.
10. Controlar o fluxo de caixa: a partir dos registros em sistema, é possível criar fluxos de caixa projetados para os próximos períodos, o que auxilia o departamento de contas a pagar a controlar e garantir que haja recursos suficientes para cobrir todas as obrigações financeiras futuras também.

Funções do analista

O analista de contas a pagar fica dentro do departamento financeiro e tem como responsabilidade fazer o recebimento e conferência de documentos fiscais, tributários e realizar os procedimentos internos da empresa. O profissional também fica responsável por controlar e realizar pagamentos, envio de documentos à tesouraria, classificar as contas, renegociações quando necessário, e ter uma participação ativa com seus fornecedores, buscando orçamentos alternativos e refletindo todas as operações no fluxo de caixa da empresa.

Além das responsabilidades citadas acimas, o analista de contas a pagar faz análises dos lançamentos, onde se faz a validação e correção de impostos e tributos. E também pode ter as funções de contas a receber, desde que a demanda seja pouca no contas a pagar, mas na medida em que a empresa evolui, se faz necessária a divisão e estruturação no time financeiro. 

Como organizar as contas a pagar

Seguem algumas dicas para ajudá-lo(a) a organizar suas contas a pagar:

1. Identifique e relacione todas as suas contas a pagar: O primeiro passo é identificar todas as contas que precisam ser pagas, tais como contas de luz, água, telefone, aluguel, condomínio, empréstimos, cartões de crédito, etc.
2. Escolha uma forma para registrar: Crie uma planilha ou utilize um aplicativo para registrar e controlar todas as suas contas a pagar. Registre o nome do credor, o valor da conta, a data de vencimento e a data de pagamento.
3. Estabeleça um cronograma de pagamentos: Crie um calendário de pagamentos com as datas de vencimento de todas as suas contas. Assim, você poderá se programar para pagar as contas em dia e evitar multas e juros.
4. Mantenha um fundo de reserva: Tenha um fundo de reserva para emergências. Assim, caso surja algum imprevisto, você não precisará atrasar o pagamento de suas contas.
5. Crie um processo de revisão: Faça uma revisão regularmente de suas contas a pagar para se certificar de que não está esquecendo de nenhuma e para verificar se é possível reduzir custos em algumas delas.
6. Elabore e organize seu Fluxo de Caixa: Faça um fluxo de caixa para que seu controle e assertividade sejam ainda mais precisos, pois ele contribui para ver as projeções futuras de pagamentos e recebimentos. 
7. Confira todas as mercadorias recebidas: Compare a mercadoria recebida com a nota fiscal para se certificar de que todas as mercadorias foram recebidas, sem avaria, e se as informações estão corretas, como o nome do produto, a quantidade, o valor e a forma de pagamento.
8. Tenha alguém para auxiliar se necessário: Não deixe as informações da empresa bagunçadas por falta de uma boa gestão. Caso você identifique que está difícil manter as rotinas em dia, contrate uma empresa especializada que faça essa gestão por você.
9. Separe as finanças pessoais dos negócios da empresa: Não misture as despesas pessoais com as despesas da empresa, pois essa confusão pode ter consequências financeiras graves.
10. Monitore constantemente o fluxo de caixa da empresa: Se necessário, negocie com fornecedores para postergar pagamentos e evitar problemas financeiros. No entanto, é importante tomar cuidado para que isso não se torne frequente. Mantenha um controle rigoroso sobre as finanças da empresa e quando necessário recorra ao fundo de reserva. 

As principais dificuldades para conciliar Contas a pagar e a receber

Conciliar Contas a pagar e a receber é um desafio constante para as empresas, especialmente para aquelas que têm um grande volume de transações financeiras. Algumas das principais dificuldades encontradas nesse processo são:

Falta de organização nos processos

Muitas empresas não mantêm um registro preciso e atualizado de suas contas a pagar e a receber, o que pode levar a erros e atrasos nos pagamentos e recebimentos. E isso pode ser uma consequência de falta de organização nos processos da empresa, desde que é realizada uma compra, até a chegada desta mercadoria no cliente. 

Falta de controle sobre pagamentos efetuados

Em alguns casos, as datas de vencimento das contas a pagar e a receber não são coincidentes, o que pode dificultar o processo de conciliação, por isso a importância de uma boa organização nos processos e registros da empresa. Outro problema comum é a duplicação de transações, o que pode causar confusão e erros na conciliação. A falta de um sistema integrado para gerenciamento de contas a pagar e receber também dificulta o processo de conciliação, especialmente em empresas com alto volume de transações financeiras.

Falhas e atrasos nos processos e registros

A falta de conhecimento técnico por parte dos colaboradores envolvidos na conciliação de contas a pagar e receber pode levar a erros e atrasos nos processos e registros. Para superar essas dificuldades, é importante investir em uma gestão financeira eficiente, com a utilização de ferramentas tecnológicas, treinamento dos colaboradores envolvidos ou até mesmo a contratação de um BPO Financeiro. Além disso, é fundamental manter uma comunicação clara e eficiente entre os setores responsáveis pelo financeiro. 

O BPO Financeiro

A cada dia, mais empresas de diferentes setores e portes, vêm buscando os serviços de um BPO Financeiro, para auxiliar no Contas a Pagar, devido à sua capacidade de proporcionar praticidade, segurança, e assertividade no Financeiro da empresa. Este serviço é basicamente a terceirização dos processos financeiros, permitindo à empresa contratante, ter menos prejuízos. 

O Serviços de BPO Financeiro, não se limita apenas ao controle das rotinas do Contas a Pagar, ele também pode incluir serviços como: Contas a Receber, Faturamento, Fluxo de Caixa, Fechamentos Mensais, Relatórios, Análises e indicadores, e demais atividades relacionadas ao setor Financeiro.

Por que investir no BPO em Contas a Pagar

Investir nos serviços do BPO Financeiro, pode trazer praticidade e eficiência nos processos financeiros da empresa, principalmente quando se falamos de contas a pagar, pois a empresa elimina preocupações, diminui prejuízos e tem mais assertividades nos processos e pagamentos. É atribuição do BPO contar com tecnologias avançadas para fazer os controles e estar por dentro das tendências do mercado.  

A terceirização ainda possibilita uma redução de gastos, o que para a empresa significa mais disponibilidade, economia e possibilita uma melhor gestão de todos os recursos financeiros. O serviço também promove uma análise detalhada de todos os índices financeiros, trazendo uma visão sobre as contas, se estavam de acordo com o esperado e se são realmente essenciais para a empresa. Além disso, reduzem os custos trabalhistas, sem a necessidade de investimentos em novos funcionários, treinamento e espaço físico.