O que é um BPO Financeiro, quais são as suas vantagens e como contratar?

Hoje tem se tornado cada vez mais comum que as empresas busquem por soluções de terceirização para as rotinas administrativas, dentre elas o BPO Financeiro, uma vez que demandam tempo, atenção e especialização, mas não têm relação com a atividade principal da empresa. São rotinas essenciais para a operação do dia a dia, mas que, principalmente nas pequenas empresas, acabam consumindo um tempo
precioso dos gestores. Desta forma, na terceirização as empresas ganham tempo para focar nas vendas e expansão, o que acaba otimizando os recursos e trazendo melhores resultados, uma vez que especialistas ajudarão no controle e monitoramento das informações e atividades.
Segundo a Pesquisa de Mercado Global Technavio (https://www.jornalcontabil.com.br/entenda-por-que-a-procura-por-bpo-deve-crescer-14-ate-2024), a previsão é de que a demanda por contratar este tipo de serviço deve aumentar em 14% entre 2020 e 2024. A digitalização dos processos financeiros tem facilitado a oferta desse tipo de serviço, apesar de a segurança de dados representar um risco.

Neste post, você vai aprender:

O que é BPO Financeiro?

BPO é a sigla para a expressão em inglês “Bussiness Process Outsourcing”, o que traduzido para o português significa terceirização de processos administrativos, neste caso estamos falando do Financeiro.

O BPO financeiro é uma empresa externa que ficará responsável pela gestão das finanças do negócio e tem como objetivo otimizar os processos, minimizando os erros do setor, principalmente em relação aos cálculos, reduzindo os custos com folha de pagamento e energia e oferecendo transparência nas áreas financeira e contábil.

Processos do setor financeiro

Muitas empresas possuem dificuldades em gerir os seus processos financeiros. Isso inclusive, tem sido razão para uma alta taxa de mortalidade das empresas brasileiras. Segundo uma pesquisa do SEBRAE
(https://datasebrae.com.br/sobrevivencia-das-empresas/) o nível de continuidade do negócio com até dois anos é de 58%, quando os Microempreendedores Individuais (MEIs) são excluídos. Isso significa que 42% das organizações fecham nesse mesmo período — e um dos principais fatores é a dificuldade na gestão financeira. Processos são uma forma de organizar as rotinas e facilitar a coleta e análise de dados. Seguem alguns exemplos de processos da área financeira: 

• Gestão de Contas
• Conciliação bancária
• Gestão do Fluxo de caixa
• Gestão de Indicadores
• Fechamento Contábil

Gestão de contas 
Uma gestão de contas bem feita é essencial para a continuidade de uma empresa. Com expertise de mercado, o BPO financeiro geralmente consegue fazer controles mais assertivos que garantem um fluxo de caixa mais saudável.

Na gestão dos recebimentos e das contas a pagar, são estipulados prazos e emitidas notas e boletos, auxiliando no controle da inadimplência. Isto é importante, principalmente pensando-se nos impostos, que não têm flexibilidade quanto às datas de pagamento e juros incidentes.

Caso não haja saldo para pagar as contas do dia-a-dia, pode ser necessário resgatar valores de aplicações ou pegar crédito no banco com juros. Para clientes e fornecedores privados, geralmente se consegue um acordo quanto ao envio de novos boletos sem juros, o que mantém a saúde financeira da empresa.

Desta forma, é possível ter informações sólidas para tomar as melhores decisões financeiras, propondo novos acordos, diminuindo a inadimplência, e fechando o saldo do caixa sempre de forma positiva.

Conciliação bancária
A conciliação bancária é o ato de comparar as informações da planilha financeira ou do ERP da empresa, onde se registram todos os movimentos de compra e venda, com o saldo/extrato bancário, que mostra toda a movimentação de dinheiro na conta. Tal processo é de extrema importância, principalmente no caso de empresas em que a geração da nota e o pagamento são feitos em momentos diferentes, o que pode dar margem para esquecimentos ou atrasos nos pagamentos.

Os lançamentos de cada transação são feitos de acordo com uma categoria, a fim de facilitar a sua posterior análise. Quando temos clareza de quais produtos/serviços mais estão trazendo faturamento, é possível entender onde a empresa está tendo mais sucesso e ajudar a traçar novas estratégias de expansão. Por outro lado, a clareza nas categorias de custos pode ajudar a entender onde será possível fazer cortes quando necessário, como é o caso quando o faturamento começa a não cobrir os custos.

Tais análises, muitas vezes, são ignoradas pelas empresas por falta de profissionais com expertise ou tempo para realizar. Neste caso, o BPO Financeiro pode ser uma boa solução, que garantirá maior assertividade e segurança nas transações, bem como, facilitar o planejamento e orçamento de uma organização de forma estratégica. 

 

Gestão do fluxo de caixa
É um relatório gerencial, para ter uma visão de tudo o que entra e sai da empresa. A fonte das informações costuma ser o extrato bancário, onde podem ser aferidas as transações já realizadas, e do sistema ERP, onde são lançados os pagamentos e contas a receber futuros.

O fluxo de caixa oferece uma visão mais precisa sobre se há saldo em conta no presente, curto e médio prazo, o que ajuda os gestores na tomada de decisão sobre o que fazer para honrar com os pagamentos programados. Assim, o BPO financeiro permite à empresa tomar decisões mais assertivas. 

Gestão de indicadores
Indicadores financeiros são métricas importantes para uma boa gestão da empresa, uma vez que refletem a sua saúde, se efetivamente há geração de lucro e não apenas faturamento por exemplo.

Alguns exemplos de indicadores financeiros são: faturamento, lucro bruto, ponto de equilíbrio, margem bruta, EBITDA, ROI, etc. A partir deles, os gestores da empresa formulam estratégias para garantir a expansão dos resultados e sobrevivência da organização.

 

Fechamento contábil
O fechamento contábil é uma das atividades mais importantes realizadas pelo setor financeiro de uma empresa. Ele é responsável por consolidar as informações contábeis do período e apresentá-las de forma clara e precisa aos gestores. Ele é um processo que acontece mensalmente, trimestralmente ou anualmente, dependendo da empresa e de suas obrigações legais e envolve diversas etapas, desde a conciliação bancária até a elaboração de relatórios e demonstrativos financeiros.

A primeira etapa do fechamento contábil é a conciliação bancária, em seguida o setor financeiro realiza o lançamento de todas as despesas e receitas do período, classificando-as em contas contábeis específicas. Essa classificação é fundamental para a elaboração de relatórios e demonstrativos financeiros precisos.

Após a classificação das despesas e receitas, o setor financeiro elabora os demonstrativos financeiros, como o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). Esses demonstrativos apresentam um panorama geral das finanças da empresa, mostrando o patrimônio líquido, o lucro ou prejuízo do período e outros indicadores financeiros importantes.

Por fim, o setor financeiro realiza a análise dos demonstrativos financeiros, verificando se há discrepâncias ou inconsistências nos números apresentados. Essa análise é importante para garantir que as informações contábeis estejam corretas e reflitam fielmente a situação financeira da empresa.

O fechamento contábil é um processo complexo e detalhado, que exige conhecimento técnico e habilidades analíticas por parte do setor financeiro. É por meio desse processo que a empresa consegue tomar decisões estratégicas com base em informações precisas e confiáveis, garantindo sua saúde financeira e competitividade no mercado.

 

Quais as vantagens da terceirização do financeiro?

A terceirização do departamento financeiro de uma empresa é uma estratégia que pode trazer diversas vantagens para negócios de diferentes tamanhos e setores. Dentre elas estão:

1. Redução de custos: Terceirizar a área financeira pode ser uma opção mais econômica do que manter uma equipe interna, já que a empresa economizará com o uso de espaço físico, tempo de treinamento, férias e absenteísmo. Imprevistos que gerem faltas ficam a cargo da empresa terceirizada, que sempre buscará uma solução para não deixar de atender aos clientes.
2. Acesso a expertise: Um BPO Financeiro oferece uma equipe altamente capacitada e experiente, com conhecimento especializado em diversas áreas do setor financeiro e a um preço acessível, visto que o custo de tais profissionais tende a ser diluído pelos clientes a serem atendidos.
3. Maior eficiência: A terceirização financeira melhora a eficiência operacional da empresa, pois especialistas cuidam das rotinas e relatórios, contribuindo para diminuir custos e maximizar receitas, enquanto os gestores podem se dedicar exclusivamente ao seu core business, à sua atividade principal.
4. Redução de riscos: O BPO Financeiro ajuda a reduzir os riscos de fraudes e
   outras irregularidades, uma vez que costuma não ter poder para efetuar as transações financeiras, apenas agendá-las pelo internet banking. Além disso, sempre haverá uma equipe pronta para realizar as atividades da área, o que não acontece quando se tem um funcionário e há a necessidade de lidar com férias, licenças, entre outros motivos de absenteísmo.
5. Conformidade com LGPD: A Lei Geral de Proteção a Dados rege todas as operações da empresa que lidam com dados sensíveis e ao contar com um BPO Financeiro, os cuidados no manuseio deles segue as boas práticas de mercado, protegendo a empresa de potenciais multas.
6. Redução de erros de digitação e humanos: Empresas especializadas em terceirização financeira geralmente possuem acesso a tecnologias avançadas e sistemas de gestão que melhoram a eficiência dos processos e a precisão dos dados.

 

Diferenças entre BPO Financeiro, Assessoria contábil e Consultoria

Em diferentes momentos pode ser necessário terceirizar partes ou processos da área financeira. Para isso, existem 3 tipos de serviços com diferentes responsabilidades. Conheça mais abaixo:

O BPO financeiro é um serviço de terceirização financeira que visa a otimização de processos e redução de custos. Esse tipo de serviço é utilizado para terceirizar atividades financeiras rotineiras, como contas a pagar, contas a receber, faturamento, conciliação bancária, entre outras. O objetivo do BPO financeiro é reduzir a carga de trabalho do departamento financeiro da empresa ou substituir tal departamento,
permitindo que os colaboradores da empresa foquem em atividades mais essenciais para o funcionamento do negócio.

Já a assessoria contábil é um serviço que fornece suporte e orientação para a gestão contábil, fiscal e tributária de uma empresa. O principal objetivo da assessoria contábil é garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentações contábeis e tributárias em vigor. Isso inclui a manutenção de registros contábeis precisos e atualizados, a elaboração e entrega de declarações
fiscais e o cumprimento de obrigações tributárias.

Além disso, a assessoria contábil pode ajudar a empresa a planejar sua estrutura tributária e a identificar possíveis riscos fiscais. A assessoria contábil pode ser realizada por profissionais qualificados, como contadores, que possuem conhecimentos especializados em contabilidade, tributação e legislação empresarial.

Por fim, a consultoria financeira é um serviço pontual, que tem como objetivo ajudar as empresas a tomar decisões mais estratégicas. Ela analisa as finanças da empresa, identifica problemas e oportunidades de melhoria e fornece recomendações para melhorar o desempenho financeiro da empresa. A consultoria financeira também pode ajudar a empresa a elaborar planos financeiros de longo prazo e a tomar decisões de investimento.

Algumas empresas podem oferecer apenas um destes serviços ou todos em conjunto, portanto ao contratar um apoio terceirizado de serviços financeiros, é importante entender quais rotinas e análises são necessárias e se o fornecedor o atenderá.

 

Quais são os sinais de que uma empresa precisa de um BPO Financeiro?

Empresas de diferentes portes podem se beneficiar dos serviços de terceirização financeira e alguns sintomas podem ajudar a definir por uma contratação:

• Empresas que possuem uma estrutura enxuta e não têm um funcionário dedicado à área financeira. Desta forma, podem apresentar erros constantes nos registros e movimentações, falta de informação sobre a saúde financeira do negócio, multas e penalidades por atrasos em pagamentos e descumprimento de leis.
• Dificuldade em ter uma gestão financeira eficiente ou mais estratégica, seja porque o gestor não tem tempo ou interesse na área.
• Empresas que fazem controle financeiro manualmente e sem qualquer sistema adequado.
• Necessidade de contratar e treinar equipe financeira, o que deve onerar o tempo dos gestores que poderiam estar investindo tempo na atividade principal da empresa.
• Empresas que já sofreram com desvios de caixa por parte de funcionários ou com a falta do funcionário responsável pelas rotinas financeiras, seja pelos mais diversos
  motivos.

Como escolher um BPO Financeiro

A escolha do BPO financeiro certo pode ser um desafio, especialmente se você não está familiarizado com as opções disponíveis no mercado. A seguir, listamos algumas dicas importantes para ajudá-lo a escolher um BPO financeiro que atenda às suas necessidades.

1. Avalie suas necessidades: Antes de começar a procurar por um BPO financeiro, é importante avaliar suas necessidades financeiras. O que você espera alcançar ao terceirizar seus processos financeiros? Qual é o seu orçamento? Quais são as áreas específicas de Finanças em que você precisa de ajuda? Ter uma ideia clara das suas necessidades ajudará a orientar a sua escolha de fornecedor para BPO financeiro.
2. Verifique a experiência: É importante escolher um fornecedor com experiência comprovada em sua área de negócios e em serviços financeiros. Verifique se a empresa possui uma equipe qualificada, com habilidades técnicas e de negócios, além de uma ampla experiência em soluções financeiras.
3. Tecnologia e segurança: Certifique-se de que o BPO financeiro utiliza tecnologia atualizada e segura para armazenar e gerenciar informações financeiras de sua empresa. Muitas se adequam à sua escolha de software ERP para input dos dados. Além disso, a empresa deve ter medidas de segurança adequadas para proteger os dados da sua empresa contra possíveis ameaças cibernéticas.
4. Comunicação: Uma comunicação clara e transparente é fundamental para um relacionamento bem-sucedido com o seu BPO financeiro. Certifique-se de que a empresa de outsourcing possui um processo de comunicação claro e fácil de usar para ajudá-lo a manter-se atualizado sobre o status do seu trabalho financeiro.
5. Flexibilidade: Certifique-se de que o BPO financeiro pode se adaptar às suas necessidades em constante mudança. É importante escolher um provedor de serviços que possa se adaptar rapidamente às suas necessidades e que possua uma equipe de suporte disponível para ajudar a resolver quaisquer problemas que possam surgir.

Ao escolher um BPO financeiro, é importante fazer sua pesquisa e considerar cuidadosamente suas opções. Depoimentos de clientes no site, Google Meu Negócio ou ainda nas redes sociais podem dar uma visão de como é trabalhar com este fornecedor e ajudam a avaliar se ele é um parceiro confiável e eficiente para a sua empresa.