Se você tem uma empresa ou trabalha diretamente com importação de produtos, provavelmente já ouviu falar sobre a nota de importação. Este é um documento muito importante, que deve ser emitido pelo importador ao adquirir qualquer item estrangeiro e tem como propósito auxiliar à Receita Federal na cobrança dos devidos tributos, além de controlar a entrada e movimentação de mercadorias estrangeiras dentro do país.
De forma geral, a nota fiscal de importação permite que todos os itens comprados no exterior sejam nacionalizados e façam parte do estoque das empresas de forma legalizada, evitando assim que o empreendedor responsável pela importação tenha a sua mercadoria apreendida e sofra com as penalidades previstas em lei.
Apesar da essencialidade do documento, muitos empreendedores enfrentam uma certa dificuldade na hora de emitir a nota fiscal de importação, transformando um processo simples em uma grande dor de cabeça.
Neste artigo, faremos uma breve contextualização e detalharemos minunciosamente cada etapa do processo de emissão da nota fiscal de importação. Com ele, será possível emitir as suas notas, receber os seus produtos sem sofrer com o embargo aduaneiro e comercializar os seus itens de maneira legalizada, sem correr o risco de ter seus bens apreendidos pelo fisco ou ser multado por desconhecimento da lei.
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O que é nota de importação? E por que ela é tão importante?
A Nota Fiscal de Importação é um documento, emitido após o desembaraço aduaneiro, com base nas informações contidas na Declaração de Importação (DI) ou na Declaração Única de Importação (Duimp), que passou a vigorar em novembro de 2022.
A sua emissão é obrigatória e deve ser realizada pela empresa responsável pela importação, já que é uma maneira do fisco saber quais produtos estão entrando em território nacional e qual o valor em impostos a ser recolhido.
Vale ressaltar, que por se tratar de uma nacionalização, este documento precisa ser feito em língua portuguesa.
Em outras palavras, se você é dono de uma importadora e adquiriu recentemente qualquer item ou matéria-prima importada, saiba que você só poderá fazer a retirada da mercadoria junto à alfândega após a emissão da Nota Fiscal de Importação.
Outro detalhe importante é que, independentemente de a comprar ter sido feita em outra moeda, como dólar, euro ou libras, todos os valores devem ser convertidos com base na cotação da data da expedição aduaneira.
Os custos relacionados ao valor dos produtos, do frete e da embalagem também deverão ser incluídos na nota. Isso pode contribuir para que o preço de um determinado item oscile, podendo ficar mais caro ou barato após a conversão. Por isso, é importante acompanhar a variação do câmbio e emitir a NF em um dia estratégico.
É de muita importância que a nota emitida tenha todos os dados discriminados na Declaração de Importação e na Invoice, documento enviado pela empresa que realizou a exportação. Tendo a invoice e a taxa da moeda em mãos, já é possível calcular os valores dos impostos incidentes sobre a operação.
Assim que os valores são calculados, na sequência ocorre o lançamento fiscal. Esta é uma condição exigida pela Receita Federal para que a empresa tome crédito sobre as taxas existentes conforme regime tributário. E já que falamos em tributação, estes são os principais impostos que incidem sobre a nota fiscal de importação:
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
- Imposto de Importação (II)
- Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
- Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
- Programa de Integração Social (PIS)
Nos casos em que a importação se deu pelo modal marítimo, também pode haver a incidência do AFRMM (Adicional ao Frete para Renovação da Marinha Mercante).
Após a apuração dos impostos pagos, o rateio entre os itens comprados do exterior deverá ser realizado. E por se tratar de um processo criterioso, é essencial pedir o suporte profissional para o preenchimento correto da NF de Importação. Neste cenário, a Trust BPO é uma forte aliada, podendo te auxiliar em questão de minutos a emitir sua nota, além de oferecer suporte em várias atividades do setor financeiro.
Vale ressaltar que a nota de importação é um documento interno e por conta disso não há necessidade de envio ao exportador. Para ele, basta que o pagamento seja efetuado conforme os valores acordados na Invoice, sendo eles: o preço dos produtos e os custos adicionais acordados entre as partes, como o frete, por exemplo.
Por que a Nota Fiscal de Importação é tão importante?
Sempre que compramos algum produto ou bem de consumo no Brasil, a Nota Fiscal (NF) é emitida pelo vendedor e entregue, junto com o item adquirido, ao comprador. Esta é conhecida como NF de saída, porque a mercadoria está saindo do estoque do vendedor.
Para o caso de um importador, não existe a obrigação de emitir uma nota fiscal, já que se trata de um fornecedor estrangeiro, regido por outra legislação. Sendo assim, fica sob a responsabilidade do importador emitir uma Nota Fiscal de Entrada, regularizando a mercadoria em território nacional.
E por estar sob a sua responsabilidade, apenas o importador pode gerar a nota. Na maioria dos casos o Despachante Aduaneiro envia uma planilha contendo o “espelho” da Nota Fiscal, um documento detalhado que enumera todos os itens ali descritos, o número de CFOP e o percentual em impostos a ser pago. Mas, ao final, a responsabilidade pela emissão do documento é totalmente do importador.
É importante frisar que em casos de encomenda ou por conta e ordem de terceiros, a nota de importação também deverá ser emitida pelo importador, que na sequência deve emitir uma outra nota fiscal para o real adquirente da mercadoria.
Saiba que a não emissão da nota de importação representa sonegação fiscal e se enquadra como crime, portando sérias consequências penais. Se o contribuinte realiza a denúncia espontaneamente, comunicando ao fisco sobre a não emissão da nota, o valor da multa pode chegar a 20% sobre o valor fraudulento, acrescido de juros moratórios. Entretanto, caso o equívoco seja constatado pela própria autoridade de fiscalização, a multa pode chegar a 75% do valor sonegado, também acompanhados de juros moratórios.
Quais são os documentos necessários para se emitir uma nota de importação?
Este passo é bem simples, pois todas as informações necessárias já estarão disponíveis na Declaração de Importação e na Declaração Única de Importação, que são os documentos ficais responsáveis pela regularização do item ou matéria-prima importada junto à Aduana. Mas é importante que durante o preenchimento da nota você tenha os seguintes documentos em mãos:
- Comprovante de Importação (CI);
- Conhecimento de Embarque;
- Extrato da DI ou Duimp;
- Fatura Comercial;
- Guia e comprovante de pagamento de ICMS ou exoneração;
- Packing List;
- Planilha de Cálculo (Espelho);
O que é importação direta e indireta via trading?
Você sabia que existem duas maneiras de se realizar a importação de um produto? A primeira delas é a importação indireta, realizada por um intermediário, que é especialista neste tipo de transação e realiza a intermediação entre fabricantes e compradores no comércio exterior. Se a sua empresa optar por este modelo, saiba que a Trading, a intermediadora, poderá ter a exclusividade na operação do produto desejado ou ser apenas uma facilitadora.
Dentre as vantagens de seguir por este modelo se destacam:
- A utilização do poder de barganha;
- O conhecimento do mercado fornecedor;
- A facilitação na comunicação e negociação;
- Os conhecimentos dos procedimentos burocráticos na importação;
- Sem mencionar o fato de que a empresa importadora se beneficia dos conhecimentos da Trading e do foco na operação de importação.
Contudo, se a sua empresa optar por este modelo de negociação, ela perde o controle do processo de importação. Perde a conexão com os fornecedores, não se relacionando diretamente com eles e precisará pagar a comissão da Trading, o que pode elevar os custos. Isso sem mencionar o aumento do prazo de importação e a inflexibilidade logística.
Apenas duas formas de importação indireta são reconhecidas e regulamentadas atualmente pela Secretaria da Receita Federal (SRF), a importação por conta e ordem e a importação por encomenda.
Já a importação direta é realizada pela própria empresa que comercializará o produto ou matéria-prima. E dentro desta modalidade, a empresa é a responsável pela emissão da Nota Fiscal de Entrada de Importação.
Este é o modelo mais prático de se realizar, já que o empreendedor é quem mantém contato direto com o seu fornecedor no exterior. É ele também o principal responsável por realizar o pagamento de todos os impostos no ato da emissão da NF, procedimento necessário para que a encomenda receba a autorização para seguir viagem.
Dentre as vantagens de se cuidar diretamente da importação, destacam-se:
- O desenvolvimento da relação com os fornecedores;
- Uma maior flexibilidade na negociação de preços;
- O desenvolvimento da equipe da empresa;
- Controle total da operação, excluindo intermediários do processo de importação;
- E a flexibilidade da logística, buscando opções mais adequadas ao orçamento.
Por outro lado, é possível perder o poder de barganha junto aos vendedores devido à falta de conhecimento do mercado fornecedor, além de barreiras linguísticas, o que pode gerar uma maior dificuldade de comunicação e negociação. Outras barreira podem incluir o desconhecimento dos procedimentos de custos e legislação e a falta de histórico de importação, o que pode indicar que seguir por este caminho pode ser bem mais trabalhoso.
Quais cuidados ter na hora de emitir a Nota de Importação?
- Cheque minuciosamente todos os dados da Declaração de Importação (DI)
Saiba que é neste documento que constam os dados relativos à nacionalização da mercadoria, como a incidência de impostos, as informações do importador, do exportador, do fabricante e as especificações dos produtos.
É a DI quem garante o despacho aduaneiro, registra o procedimento de importação e encaminha ao Governo Federal, através do Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex), plataforma que integra e registra dados de transações comerciais com o exterior.
Por conta disso, não deve haver divergências entre as informações registradas pelos fornecedores estrangeiros e pelos importadores aqui no Brasil. Tal conflito de informações pode gerar o impedimento da homologação da Nota Fiscal de Importação.
Outro detalhe importante que não pode faltar é o número de registro da DI, que é gerado no ato de emissão da declaração.
- Verifique a natureza da operação
É importantíssimo definir a natureza da importação com base na destinação do material dentro da empresa. Saber qual o propósito do item importado pode impactar diretamente no cálculo de impostos a serem recolhidos.
Se o empreendedor sabe qual é a natureza da operação, ele consegue definir qual é o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) que será utilizado. Essa é uma numeração utilizada pelo Governo e que serve para identificar qual é o tipo de circulação de mercadorias que está sendo praticado, seja entrada e/ou saída.
Confira abaixo algumas das maneiras mais utilizadas de se de nacionalizar um produto:
3.101 – Compra para industrialização (matéria-prima);
3.102 – Compra para comercialização;
3.551 – Compra de bem para o ativo imobilizado;
3.556 – Compra de material para uso ou consumo;
3.949 – Outra entrada de mercadoria.
É por meio do CFOP que o Fisco faz relação entre a natureza da operação (compra, venda, troca ou devolução) e o tipo de circulação de mercadorias (entre cidades, estados ou países) para cobrar corretamente os tributos.
- Analise a incidência de impostos
Se o seu objetivo é não pagar mais impostos do que o necessário, analisar se a tributação está sendo feita de maneira correta é uma necessidade. Por isso, fique atento às possíveis variações na formação da base de tributos regulares como IPI, ICMS e PIS. Já que eles podem sofrer alterações por conta da operação ou estado.
Não deixe de validar a origem do produto e a alíquota de ICMS na Câmara de Comércio Exterior (Camex) e, por fim, confira a Nota de Importação antes de enviá-la.
Como emitir uma Nota de Importação?
Como citado anteriormente, a Nota Fiscal de Importação é uma obrigatoriedade para as pessoas jurídicas que realizam importação de materiais de uso e consumo, imobilizados ou matéria-prima, independentemente de regime tributário.
A sua emissão é feita dentro da mesma plataforma utilizada pelo empreendedor para geração de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) em seu dia a dia. Este procedimento deve ser realizado para que se possa fazer a retirada da mercadoria do local de expedição aduaneira. E dentro deste cenário, é preciso ter em mãos:
- DI (caso não tenha esta declaração, a solicitação pode ser feita ao despachante aduaneiro ou é possível fazer a consulta diretamente no site da Receita, com a possibilidade de baixar o arquivo em formato XML ou PDF);
- Invoice (Documento similar a uma nota fiscal, utilizado para cobrança de valores de transações comerciais feitas entre empresas do Brasil e seus clientes que estão em outros países. É enviado pela empresa fornecedora dos produtos, localizada em outro país.);
- Guias de pagamento dos impostos (Também conhecida como DARF, é uma guia que serve para arrecadar impostos, contribuições e taxas que estão embutidas nas operações financeiras. Este documento é um dos principais instrumentos de recolhimento de tributos à Receita Federal. Portanto, seu uso é obrigatório no dia a dia de pessoas físicas e empresas).
As informações inseridas devem ser condizentes com os dados especificados na DI, tendo o valor da mercadoria em moeda nacional e com a classificação citada nos documentos de embarque, ou seja, na fatura comercial e no conhecimento de transporte. Se houver divergência em qualquer uma das informações, a emissão da nota para a retirada junto à aduana pode ser negada.
A seguir, você vai poder conferir o que deve constar em cada uma das páginas da Declaração de Importação.
O número de páginas pode variar conforme a quantidade de produtos importados.
Página 1 | Declaração de Importação – descrição de produtos.
Os dados exigidos são:
- Número da declaração de importação;
- Pesos líquido e peso bruto;
- Quantidade da embalagem;
- Tipo da embalagem;
- Total dos impostos;
- Valor do frete;
- Valor do seguro.
Página 2 | Declaração de Importação – especificações tributárias.
As informações requeridas são:
- Taxa da moeda em que a mercadoria foi comprada — dólar ou euro, por exemplo;
- Taxa do Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex);
- Resumo dos tributos;
- Base de cálculo dos impostos;
- Alíquotas dos impostos.
Página 3 | Declaração de Importação – valores a receber.
Os dados a serem inseridos pelo importador são:
- Valor unitário do produto;
- Quantidade da mercadoria;
- Classificação fiscal da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
- Alíquota de tributos;
- Valores dos impostos;
- Bases de cálculo;
- Descrição dos produtos em português.
É importante inserir o número da DI nas observações da NF de importação. Mas você pode contar com o apoio de um despachante aduaneiro, que além de coletar as informações, pode te auxiliar a sanar as principais dúvidas.
